Há uns dias, recebi uma notificação no WhatsApp. Ao abrir a mensagem, constatei apenas um “botão”, cujo clique me direcionaria a um grupo de WhatsApp. Apesar de, no contato, haver um indicativo de que seria da empresa X, eu me perguntei: “o que é isso?” “Qual o objetivo?” E, assim, começam os efeitos devastadores de uma abordagem desleixada da empresa para com seus clientes.

Uma abordagem inadequada pode causar uma má impressão inicial nos clientes e, junto dela, uma baixa taxa de resposta, tornando difícil a continuação da conversa e do relacionamento.

A falta de clareza pode deixar os clientes confusos e isso pode levar a mal-entendidos e erros. Além disso, essa abordagem inadequada certamente não estará alinhada à identidade e aos valores da marca, levando a uma inconsistência na experiência do cliente.

Em suma, isso pode resultar em uma série de consequências negativas que afetam a reputação, o relacionamento e o sucesso da empresa.

Deixo a seguir, portanto, uma sugestão de abordagem para usar com clientes via WhatsApp.

Primeiramente, vamos ao que não pode faltar: cordialidade, clareza e objetividade. Antes de enviar uma mensagem, estruture o seu pensamento, incluindo esses pontos e sempre, sempre chame a pessoa pelo nome.

Exemplo:

Olá, Pedro. Espero te encontrar bem. Eu sou Vanessa Perin, da empresa XYZ e estou entrando em contato pois preciso de algumas informações adicionais para podermos dar sequência no nosso trabalho.

Seria possível você fornecer as seguintes informações?

• Informação 1;
• Informação 2;

Se você puder compartilhar essas informações o mais breve possível, ficarei muito grato(a). Assim, conseguiremos atender às suas necessidades da melhor forma possível. Estou aqui para ajudá-lo(a), portanto, caso surja alguma dúvida, fique à vontade para me contatar.

Atenciosamente,

Vanessa Perin

Gestora de projetos

Empresa XYZ.

Comunicar de forma cordial, clara e objetiva é a chave para construir bons relacionamentos com os clientes, tanto no WhatsApp quanto presencialmente. Lembre-se sempre de que cada interação é uma oportunidade para criar confiança e deixar uma impressão positiva.

Da mesma forma que não se vai à praia de salto alto nem a uma festa de gala de biquíni, é fato que precisamos adequar a nossa linguagem ao ambiente em que estamos. Não há problema falar informalmente com um grupo de amigos, mas falar dessa forma no ambiente de trabalho, principalmente com clientes, não é de bom tom.

O uso de abreviações e gírias pode causar vários problemas em contextos profissionais, tais como falta de profissionalismo e de clareza, dificuldade de compreensão, mal-entendidos etc, afetando na percepção da sua credibilidade e competência.

Nem todas as pessoas estão familiarizadas com todas as gírias e abreviações, principalmente aquelas de diferentes gerações.. Isso pode levar a mal-entendidos e confusão na comunicação. Por exemplo, gírias e abreviações podem ser ambíguas e imprecisas, tornando difícil o real entendimento do que você está tentando transmitir. Isso pode levar a interpretações erradas e falta de clareza na mensagem.

Além disso, pode fazer com que os outros o vejam como pouco profissional, desleixado ou até mesmo desinteressado. Por isso, para manter uma comunicação eficaz e profissional, é importante adequar o estilo e o tom da sua linguagem ao público e ao contexto. Em situações formais e profissionais, é recomendável evitar o uso de abreviações e gírias, optando por uma linguagem mais clara, precisa e respeitosa.

Algo que sempre digo aos meus clientes é: a forma como falamos e escrevemos na maior parte do nosso tempo é a forma que vamos falar quando estivermos “sob pressão”. Se você as utiliza em sua comunicação profissional, reveja isso, pois você pode estar transmitindo uma mensagem/imagem que não deseja.

Em um mundo cada vez mais competitivo, a boa convivência no trabalho tem sido um desafio. E, para que ela ocorra, uma comunicação eficaz se faz necessário. Afinal de contas, ela desempenha um papel fundamental nas relações profissionais, influenciando diretamente a qualidade das interações e o alcance dos objetivos organizacionais.

Por isso, para que sua empresa tenha uma boa comunicação tanto interna quanto externamente, além de uma boa convivência, siga este passo a passo:

• Pratique a escuta ativa: Dedique atenção plena às conversas, evitando distrações e interrupções. Faça perguntas claras para esclarecer dúvidas e demonstre interesse genuíno pelo que está sendo dito.
• Seja claro e objetivo: Ao comunicar informações ou ideias, seja claro e conciso, evitando jargões e palavras complicadas. Procure utilizar exemplos e ilustrações para facilitar o entendimento por todos.
• Valorize o feedback: Esteja aberto e disposto a receber feedback dos colegas e superiores, reconhecendo-o como uma oportunidade de crescimento e melhoria. Ao fornecer feedback, seja específico e construtivo, apontando pontos fortes e áreas de desenvolvimento.
• Escolha palavras cuidadosamente: Utilize uma linguagem positiva e evite críticas destrutivas ou ofensivas. Lembre-se de que a forma como as palavras são expressas pode ter um impacto duradouro nas relações de trabalho.
• Pratique a empatia: Empatia é a capacidade de se colocar no lugar do outro. Ao se comunicar, tente compreender as perspectivas e emoções dos colegas, adaptando sua comunicação de forma apropriada.

Conjuntamente a isso, desenvolva-se e desenvolva a sua equipe. Assim você atingirá resultados extraordinários.